Einstellung ausländischer Mitarbeiter – Ein Überblick über Visum, Titel und Paragraphen

Aufenthaltstitel Deutschland im Überblick

Damit aus dem Jobangebot auch tatsächlich ein Arbeitsverhältnis werden kann, braucht es den passenden Aufenthaltstitel. Die wichtigsten Varianten:

• § 18a AufenthG – Fachkräfte mit Berufsausbildung
  Dieser Titel wird in der Regel vergeben, wenn Bewerber und Bewerberinnen eine in Deutschland anerkannte oder gleichwertige Berufsausbildung haben.
• § 18b AufenthG – Fachkräfte mit akademischer Ausbildung
  Hochschulabsolventen und Hochschulabsolventinnen mit einem in Deutschland anerkannten oder vergleichbaren Abschluss fallen in der Regel unter diese Kategorie.
• § 19c Abs. 1 – (Westbalkanregelung)
  Diesen Titel erhalten meist Staatsangehörige aus Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Montenegro, Nordmazedonien und Serbien. Ermöglicht Arbeitsmigration auch ohne formale Qualifikation (aktuell bis 2025, Verlängerung diskutiert).
• Blaue Karte EU (§ 18g AufenthG)
  Diesen Titel erhalten in der Regel Hochqualifizierte mit Hochschulabschluss und bestimmtem Mindestgehalt.

Praxis-Tipp: Schon im Rekrutierungsprozess prüfen, welcher Aufenthaltstitel für Sie in Frage kommt – das spart Zeit und Nerven.

Ablauf des Verfahrens: Arbeitsvisum für ausländische Arbeitskräfte

Visum oder Aufenthaltstitel – was ist der Unterschied?

Viele verwechseln diese beiden Begriffe:
Ein Visum ist das Dokument, mit dem ausländische Arbeitskräfte aus dem Ausland nach Deutschland einreisen dürfen.
Der Aufenthaltstitel wird nach der Einreise von den deutschen Behörden ausgestellt und legt fest, zu welchem Zweck jemand hier leben und arbeiten darf.

Welches Visum benötigen ausländische Arbeitskräfte?

Wer in Deutschland arbeiten möchte, beantragt in der Regel ein nationales Visum (D-Visum) bei der deutschen Botschaft im jeweiligen Herkunftsland.
Mit diesem Visum ist die Einreise zur Arbeitsaufnahme möglich – anschließend wird vor Ort der passende Aufenthaltstitel erteilt, etwa nach § 18a, § 18b oder § 18g AufenthG (siehe Abschnitt: „Aufenthaltstitel Deutschland im Überblick“)

1. Stellenangebot & Vertragsentwurf (Arbeitgeber)
Bevor es überhaupt ans Visum geht, muss der Vertrag stehen. Arbeitgeber legen fest, welche Position besetzt wird, welches Gehalt gezahlt wird und welche Aufgaben auf die neue Fachkraft warten. Ein sauberer, rechtssicherer Vertrag ist die Grundlage für alles Weitere – und erleichtert später den gesamten Visumsprozess enorm.

2. Visumantrag bei der deutschen Auslandsvertretung (Bewerber/Bewerberin)
Mit dem unterschriebenen Vertrag geht es zum nächsten Schritt: dem Visumantrag. Die zukünftige Mitarbeiterin oder der zukünftige Mitarbeiter reicht alle nötigen Unterlagen bei der deutschen Botschaft oder dem Konsulat im Heimatland ein. Dazu gehören in der Regel der Arbeitsvertrag, Nachweise über Qualifikationen, Passkopien und manchmal ein polizeiliches Führungszeugnis.

3. Prüfung durch Ausländerbehörde & Bundesagentur für Arbeit (BA)
Hier wird geprüft, ob alles passt:

• Arbeitsmarktprüfung: Sind Gehalt, Arbeitszeiten und Position vergleichbar mit deutschen Standards? Die Bundesagentur für Arbeit schaut, dass keine Diskriminierung stattfindet und der deutsche Arbeitsmarkt nicht benachteiligt wird.
• Außerdem prüft die Ausländerbehörde, ob alle Dokumente korrekt sind und die Person die Voraussetzungen für den Aufenthalt erfüllt.

4. Erteilung des Visums
Wenn alles in Ordnung ist, wird in der Regel das Visum ausgestellt. Das heißt, die Fachkraft darf legal nach Deutschland einreisen und kann ihren neuen Job antreten. Manchmal kommt das Visum in Form eines Einreisevisums, das dann noch beim Aufenthaltstitel umgewandelt werden muss.

5. Einreise nach Deutschland & Aufenthaltstitel bei der Ausländerbehörde beantragen
Nach der Ankunft in Deutschland muss die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter beim örtlichen Ausländeramt den Aufenthaltstitel beantragen. Typischerweise wird damit der Status offiziell bestätigt.

Rolle der Bundesagentur für Arbeit

In der Praxis achtet die BA darauf, ob:

• die Arbeitsbedingungen fair sind,
• es keinen vorrangigen Bewerber aus Deutschland/EU gibt (Vorrangprüfung – inzwischen für viele Titel abgeschafft),
• der Abschluss/Job zum beantragten Aufenthaltstitel passt.

Praxis-Tipp: Arbeitgeber können die BA schon früh einbinden, um Verzögerungen zu vermeiden!

Typische Stolperfallen – und wie man sie vermeidet

• Unvollständige Unterlagen → können zu wochenlangen Verzögerungen führen. Checklisten nutzen!
• Fehlende Anerkennung von Abschlüssen → vorab über „Anerkennung in Deutschland“-Portal* prüfen.
• Unrealistische Zeitplanung → Visumverfahren dauern oft mehrere Monate, je nach Herkunftsland.
• Nicht abgestimmte Kommunikation → Arbeitgeber, Bewerber/Bewerberin, Ausländerbehörde und BA müssen eng zusammenarbeiten.

Fazit: So erfolgt die Einstellung ausländischer Arbeitskräfte unkompliziert

Arbeitgeber sind gut beraten, den „Papierkram“ nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Wer die passenden Aufenthaltstitel kennt, die BA rechtzeitig einbindet und mit klaren Prozessen arbeitet, hat bei der Einstellung ausländischer Fachkräfte die Nase vorn.

Foto von Mina Rad auf Unsplash

Quellen

• Bundesagentur für Arbeit – Westbalkanregelung
• Bundesagentur für Arbeit – Anerkennung von Abschluss und Zeugnis
• Anerkennungsportal
• Deutsche Botschaft Pristina – Arbeitsaufnahme nach der Westbalkanregelung
• Botschaft Belgrad – Arbeit ohne Fachqualifikation
• Bundesinstitut für Berufsbildung – Top im Job – auch in Deutschland
• Kultusminister Konferenz – Anerkennung ausländischer Abschlüsse
• anabin – Das Infoportal zu ausländischen Bildungsabschlüssen

* Disclaimer: Dieser Artikel enthält keine Rechtsberatung und ersetzt keine individuelle Beratung durch eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt. Alle Angaben erfolgen nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr auf Vollständigkeit und Aktualität.

FAQ: Arbeitsvisa und Aufenthaltstitel für Fachkräfte aus dem Ausland