Handwerk im Minus: Die wahren Kosten einer unbesetzten Stelle

Die verborgene Rechnung im Alltag

In der HR-Fachsprache nennt man es „Cost of Vacancy“ -die Kosten, die entstehen, solange eine Position verwaist bleibt. Während im Büro der Ausfall einer Arbeitskraft oft noch durch Umverteilung abgefedert werden kann, schlägt der Mangel auf der Baustelle oder in der Werkstatt sofort und brutal auf den Umsatz durch. Ein leerer Transporter auf dem Hof oder eine unbesetzte Werkbank produzieren keine Werte.

Um die exakten Kosten einer unbesetzten Stelle zu berechnen, nutzen erfolgreiche Betriebe eine einfache kaufmännische Formel:

Tägliche Kosten = Jahresumsatz des Mitarbeiters ÷ Arbeitstage pro Jahr

Gehen wir von einem qualifizierten Gesellen aus (z. B. Anlagenmechaniker SHK oder Elektriker), der dem Betrieb im Schnitt einen Jahresumsatz von rund 120.000 € erwirtschaftet. Bei etwa 220 Arbeitstagen im Jahr bedeutet das einen täglichen Umsatzausfall von knapp 545 €. Bleibt diese Position nur drei Monate (ca. 65 Arbeitstage) unbesetzt, beläuft sich der direkte Schaden bereits auf über 35.000 €.

Der Domino-Effekt: Kollaterschäden im Betrieb

Der reine Umsatzausfall ist jedoch nur die Spitze des Eisbergs. Wenn Betriebe keine passenden Mitarbeiter finden, setzt das eine gefährliche Kettenreaktion in Gang, die das gesamte Unternehmen belastet:

• Überlastung des bestehenden Teams: Die Arbeit verschwindet ja nicht. Die verbleibenden Kollegen müssen Überstunden schieben. Die Folge: Der Frust steigt, die Fehlerquote nimmt zu und im schlimmsten Fall droht ein erhöhter Krankenstand – oder die Kündigung der nächsten Fachkraft.
• Auftragsablehnungen und Imageverlust: Wenn Sie Stammkunden vertrösten müssen oder lukrative Großprojekte gar nicht erst annehmen können, verlieren Sie nicht nur den aktuellen Umsatz. Sie verlieren die Kunden von morgen an die Konkurrenz.
• Konventionalstrafen: Im Bau- und Projektgeschäft führen Verzögerungen durch fehlende Hände schnell zu teuren Vertragsstrafen, die den Gewinn der gesamten Baustelle auffressen.

Foto von Nick Karvounis auf Unsplash

Investition vs. Untätigkeit

Schauen wir uns nun die Kehrseite an. Viele Inhaber zögern, Budget in die Hand zu nehmen, um neue Mitarbeiter finden zu können – wie etwa durch internationales Recruiting – weil die anfänglichen Investitionen für Visaverfahren oder Sprachkurse abschreckend wirken.

Setzen wir das in ein realistisches Verhältnis: Angenommen, die gezielte Suche und Integration einer ausländischen Fachkraft kostet den Betrieb einmalig 10.000 € und der gesamte Prozess dauert vier Monate.

• Szenario A (Die Investition): Sie investieren 10.000 €. Nach vier Monaten ist die Stelle besetzt und der neue Mitarbeiter bringt ab Monat fünf vollen Umsatz. Ihr Verlust durch den Leerstand betrug in dieser Zeit rund 48.000 € (4 Monate x 12.000 € theoretischer Deckungsbeitrag). Gesamtaufwand: 58.000 €.
• Szenario B (Das Abwarten): Sie schalten weiterhin nur klassische, kostenlose Kleinanzeigen und hoffen auf den Zufall. Die Stelle bleibt insgesamt neun Monate unbesetzt. Ihr Umsatzausfall explodiert auf 108.000 € – ohne, dass Sie eine Garantie haben, danach jemanden zu finden.

Die vermeintliche Ersparnis durch das Einsparen von Recruiting-Budgets ist bei genauer Betrachtung eine reine kaufmännische Illusion.

Fazit: Wer schnell investiert, gewinnt den Markt

Der Arbeitsmarkt im Handwerk ist ein Verdrängungswettbewerb. Gewinnen werden nicht die Betriebe, die am lautesten über den Personalmangel klagen, sondern die, die ihre Rekrutierung als Investition in die Zukunft begreifen. Jede Woche, die Sie früher eine offene Stelle besetzen, bringt bares Geld zurück in die Kasse.

Rechnen Sie für Ihren eigenen Betrieb nach: Wie lange sind Ihre Stellen im Schnitt offen? Multiplizieren Sie die Tage mit dem täglichen Ausfall. Die Zahl, die am Ende auf Ihrem Zettel steht, ist das Budget, das Sie ab sofort in professionelle Wege der Mitarbeitergewinnung stecken sollten.

Quellen

• MioTalent: Recruiting auf Erfolgsbasis: Warum es das fairere Modell ist
• Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH): Konjunkturberichte und Fachkräftesituation im Handwerk – Offizielle Statistiken zu Umsätzen und dem aktuellen Personalmangel im Handwerk.
• Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln): KOFA-Studie: Kosten von unbesetzten Stellen im Mittelstand – Wissenschaftliche Ausarbeitung zur „Cost of Vacancy“ und wie offene Stellen den Umsatz bremsen.
• Bundesagentur für Arbeit: Arbeitsmarktanalyse für Handwerks- und Bauberufe – Daten zu Vakanzzeiten (wie lange eine Stelle im Schnitt unbesetzt bleibt).
• Handwerksblatt: Betriebswirtschaftliche Kalkulation für Inhaber: Der Wert eines Gesellen – Praxisnahe Rechenbeispiele für die Stundensatz- und Umsatzkalkulation im Betrieb.