Vom Jobinterview zum Boardingpass: So läuft das Recruiting aus dem Ausland

Recruiting aus dem Ausland beginnt so: Bedarf definieren & Stellen klar beschreiben

Ohne eine klare Stellenbeschreibung läuft gar nichts. Gerade in Deutschland prüfen später Behörden (Agentur für Arbeit, Ausländerbehörde), ob die Stelle tariflich korrekt und nachweisbar notwendig ist.

Worauf es dabei ankommt:

• Vergütung: Muss sich am geltenden Tarifvertrag orientieren oder – falls keiner existiert – am ortsüblichen Entgelt. Unter Tarif = keine Zustimmung der Ausländerbehörde.
• Aufgabenbeschreibung: Je detaillierter, desto besser. „Hilfsarbeiter Metall“ reicht nicht – gefragt sind konkrete Tätigkeiten wie „Montage von Stahlträgern nach Plan, Schweißverfahren 135“.
• Betriebliche Angaben: Arbeitsort, Schichtsystem, Wochenstunden, Befristung/Unbefristung.

Rechtlicher Knackpunkt: Der Arbeitsvertrag muss unterschriftsreif sein, bevor der Antrag auf Visum gestellt wird.

Auswahl & Interviews

Warum das wichtig ist: Für die Behörden zählt, dass die Qualifikation zur ausgeschriebenen Stelle passt und dass keine „Scheinverträge“ vergeben werden. Darum müssen Arbeitgeber nachvollziehbar dokumentieren, warum genau dieser Bewerber auf die ausgeschriebene Stelle passt.

Recruiting aus dem Ausland bedeuted in der Praxis:

• Videointerviews (meist via WhatsApp, Zoom oder Teams)
• Dokumente prüfen: Arbeitszeugnisse, Zertifikate (z. B. Schweißerprüfung nach ISO), ggf. Übersetzungen ins Deutsche.
• Referenzen: Ein kurzer Check bei früheren Arbeitgebern oder über die Recruiting-Agentur) ist zu empfehlen – und kann später die Beantwortung von Nachfragen der Behörde erleichtern.

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Antrag auf Visum, Visumverfahren und Behördenprozesse

Hier liegt der Knackpunkt für Deutschland: Die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit (BA) ist bei fast allen Blue-Collar-Jobs erforderlich.

Blue-Collar-Jobs sind klassische handwerkliche oder körperliche Tätigkeiten – etwa in Bau, Produktion, Logistik, Reinigung oder Lagerarbeit.

Typischer Ablauf:

1. Arbeitsvertrag unterschreiben lassen (zweisprachig sinnvoll).
2. Zustimmungsverfahren (§ 39 AufenthG): Der Arbeitgeber reicht die Unterlagen bei der Bundesagentur für Arbeit (BA) in Deutschland ein. Gleichzeitig reicht der Kandidat den Antrag auf Visum bei der deutschen Botschaft in seinem Herkunftsland ein.
   • Die Bundesagentur für Arbeit prüft:
     • Ist die Stelle inhaltlich korrekt beschrieben?
     • Ist die Vergütung ortsüblich/tariflich?
     • Liegen faire Arbeitsbedingungen vor?
   • Bearbeitungszeit: i.d.R. 2–8 Wochen
3. Visumantrag bei deutscher Botschaft/Konsulat im Herkunftsland.
4. Visumerteilung (D-Visum, §18a/b AufenthG).
5. Einreise nach Deutschland, danach Meldung bei Ausländerbehörde und Aufenthaltstitel.

Wichtig für Arbeitskräfte vom Westbalkan:

• Es gibt die Westbalkanregelung (§26 Abs.2 BeschV): Auch ungelernte/angelernte Arbeitskräfte können ein Arbeitsvisum erhalten – solange sie einen gültigen Arbeitsvertrag haben und die BA zustimmt.
• Aber: Es gilt eine Kontingentregelung (25.000 Visa pro Jahr), Termine können schneller vergeben werden.

Anreise, Unterkunft & erster Arbeitstag

Vorbereitung:

• Arbeitgeber müssen schriftlich erklären, dass Unterkunft menschenwürdig ist (mindestens 6 m² pro Person, max. 2 Personen pro Zimmer, abschließbarer Zugang, Heizung, Sanitäranlagen).
• Abholung vom Flughafen organisieren – erleichtert den Start enorm.

Erster Arbeitstag:

• Anmeldung im Betrieb + Zeiterfassung
• Sicherheitsunterweisung (muss dokumentiert werden – ggf. mit Dolmetscher oder Piktogrammen)
• Übergabe von Arbeitskleidung/PPE
• Onboarding-Gespräch (erklären, wie Pausen, Überstunden, Lohnabrechnung funktionieren)

Behördliche To-dos nach Einreise:

• Anmeldung des ausländischen Mitarbeiters beim Einwohnermeldeamt
• Aufenthaltstitel bei der Ausländerbehörde abholen (innerhalb 90 Tage nach Einreise)
• Bankkonto für den ausländischen Mitarbeiter eröffnen
• Anmeldung des ausländischen Mitarbeiters bei Krankenkasse & Sozialversicherung

Achtung! Rechtliche Stolpersteine & Tipps beim Recruiting aus dem Ausland

• Untertarifliche Bezahlung → sofortige Ablehnung durch die Bundesagentur für Arbeit.
• Unklare Stellenbeschreibung („Hilfsarbeiter“) → Nachforderung / Ablehnung.
• Falsche Versprechungen (z. B. Überstunden ohne Bezahlung) → führt zu Kündigung & Imageverlust.
• Dokumente zu spät eingereicht → Termin bei der Botschaft verfällt, kann zu monatelangen Verzögerungen führen.

Wie funktioniert Recruiting aus dem Ausland?

Tipp: Wer mit einer Personalagentur, welche auf das Recruiting aus Ausland spezialisiert ist, zusammenarbeitet, spart Zeit und Nerven. In der Regel weiß solch eine Agentur genau, welche Formulierungen und Unterlagen Bundesagentur für Arbeit, Ausländeramt und Botschaft akzeptieren, wie man die Fristen einhält und die Anforderungen an die Einstellung von ausländischen Arbeitskräften einhält.

Fazit: Recruiting muss nicht schwer sein

Recruiting aus dem Ausland klingt kompliziert ist aber machbar. Mit klarer Stellenbeschreibung, soliden Interviews, sauberem Visa-Prozess und einem menschlichen Onboarding wird aus dem Bewerberprofil tatsächlich ein Boardingpass – und am Ende eine erfolgreich besetzte Stelle für Ihr Unternehmen.

Quellen

• Bundesagentur für Arbeit – Vorabzustimmung für ausländische Beschäftigte
• Make it in Germany – Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit:
• Bundesagentur für Arbeit – Westbalkanregelung
• IHK München – Rekrutierung im Ausland – Schritt für Schritt
• VISAGUARD.Berlin – Visa Germany from Western Balkans:
• BMWi – Ratgeber Arbeiten in Deutschland
• Bundesagentur für Arbeit – Zulassung zum Arbeitsmarkt